Comment sauver mon entreprise du Coronavirus (Covid-19)
Les entreprises et les sociétés professionnelles devraient commencer à penser à la mise en quarantaine de Covid-19 pour redémarrer immédiatement avec leur propre entreprise. Voici un guide raisonné sur la confidentialité et les exigences réglementaires à retenir et sur les solutions organisationnelles post-coronavirus
DPO, consultant en affaires privées et processus
Il est utile de commencer à se demander comment la post-quarantaine de Covid-19 d’organisations privées, c’est-à-dire d’entreprises et de cabinets professionnels, afin de se préparer à commencer immédiatement avec votre entreprise.
À cette fin, il est important d’analyser la relation entre les mesures de surveillance de la santé et la protection des nouvelles données sensibles, mais aussi évaluer lesquels solutions organisationnelles adopter, je documents normatifs à mettre à jour et, par conséquent, obligations légales à retenir.
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Entreprises et studios professionnels, après Covid-19: le scénario
Le monde a changé. Nous devons nous changer. Tout d’abord, en ne prétendant pas que tout est comme avant, que nous pouvons continuer à vivre une vie normale. Avec ce qui se passe dans le monde, notre vie ne peut pas, ne devrait pas être normale. [1]
Aujourd’hui, l’expression « retour à la normale » apparaît impropre tant d’un point de vue social qu’économique. Si nous voulons vraiment l’utiliser, nous pourrions le compléter avec un adjectif « retour à une normalité différente ».
Nous reviendrons pour produire, vendre et acheter les mêmes biens et services mais d’une manière différente. Précautions, approches, espaces de vie, modes de communication, outils, comportements sociaux et professionnels seront différents, du moins pour longtemps.
Une fois la période de quarantaine terminée, la phase 1 du plan d’urgence national commencera la phase 2 ou la période de coexistence avec Covid19 au cours de laquelle les mesures d’urgence sanitaire très strictes seront partiellement assouplies et favoriseront une reprise timide des activités.
Ensuite, il y aura la phase 3, la sortie de l’urgence qui ne sera pas un « libre tout le monde » mais qui permettra une reprise complète des activités économiques et sociales tout en maintenant un haut niveau de vigilance car les vaccins pour la population ne sont probablement pas encore disponibles. Quand ils le seront, peut-être en 2020, nous verrons probablement un plan de vaccination de masse.
À ce jour, la dimension temporelle des trois phases n’est pas concevable.
Une annonce timide des autorités fait référence à la fin probable de la phase 1 le 13 avril, sauf indication contraire du comité technico-scientifique.
La durée des phases 2 et 3 est inconnue. Il est raisonnable de penser à une approche modulée par les Régions en fonction des résultats des mesures de maîtrise des risques épidémiques. Tout comme, avec l’avènement de l’automne prochain, la saisonnalité typique de l’arrivée des maladies grippales, l’utilisation de nouvelles phases d’urgence ne peut être exclue.
Entreprises et cabinets professionnels, après Covid-19: mises à jour réglementaires
Pour ce qui précède, il est raisonnable d’imaginer que la réouverture des entreprises et des entreprises professionnelles entraînera un réexamen de la manière d’appliquer la surveillance de la santé sur le lieu de travail, envisagée par la loi consolidée sur la santé et la sécurité [2] et les mise à jour des documents, processus et missions impliquant le traitement de nouvelles données sensibles, leur sécurité physique et informatique conformément au règlement UE 2016/679 (RGPD) et aux dispositions de l’autorité garante.
Par conséquent, les entreprises, les entreprises professionnelles, les organismes publics, quelle que soit leur taille, devront encore repenser leurs organisations pour recommencer.
Distanciation sociale, pas de baisers, de câlins, de poignées de main et une distance de sécurité d’au moins un mètre, un mètre et demi, l’utilisation d’équipements de protection individuelle sera certainement remodelée mais continuera pendant longtemps [3], probablement jusqu’à 2022.
Personne ne peut se permettre de courir à nouveau le risque de suspension ou de fermeture par contagion de Covid-19. Le décaissement du financement gouvernemental les entreprises pourraient être accordée et / ou supprimée en cas de respect ou de violation des règles de surveillance de la santé.
Récemment, le ministère de la Santé, dans une circulaire [4], a rappelé que la responsabilité de la protection des risques biologiques incombe à l’employeur, qui se prévaut de la collaboration du médecin compétent, du chef du service de protection préventive et du représentant des travailleurs, aux fins de l’évaluation des risques conformément au décret législatif 81/2008, sans préjudice de l’obligation de communiquer des informations à tous les employés, à commencer par les mesures d’hygiène – santé à adopter sur le lieu de travail pour minimiser le risque de contagion.
Ce qui précède se réfère à une réglementation déjà existante visant à prévoir, par exemple, que « l’espace prévu pour le travailleur sur le lieu de travail doit être tel qu’il permette au mouvement normal de la personne en relation avec le travail » [5] et suivants des dispositions relatives aux distances de sécurité, nous sommes tenus de prendre des mesures pour atténuer le risque d’infection. De même que la salle elle-même doit être « de bonne taille et agencée de manière à disposer de suffisamment d’espace pour permettre des changements de position et des mouvements opérationnels » [6].
Par conséquent, en fonction du volume cubique des pièces, le nombre de postes de travail dans les bureaux de conception traditionnelle devra être revu et il sera nécessaire d’inspecter les espaces ouverts dont les postes de travail individuels occupent un minimum de 4,5 mètres carrés.
En outre, les éléments suivants devraient être examinés:
- les méthodes d’entrée et de sortie du travail des employés, des collaborateurs, des visiteurs et l’utilisation des ascenseurs;
- les zones de chargement et de déchargement et d’autres points par lesquels des personnes, même non autorisées, pourraient accéder aux locaux;
- les distances physiques dans les espaces de travail, la disposition des équipements, tels que les imprimantes partagées et les téléphones;
- les méthodes de désinfection des écrans, des claviers et en général tous les outils de travail. S’ils sont utilisés par plusieurs personnes, ils doivent être désinfectés (par exemple, les claviers des imprimantes et des scanners, les ordinateurs, les smartphones, les stylos, le papier et tous les appareils éventuellement livrés et / ou reçus par l’assistance matérielle);
- les règles quotidiennes de désinfection des locaux (par exemple, cantines, toilettes), des postes de travail et des espaces communs et / ou de loisirs (par exemple, espace café et distributeurs de boissons);
- comment prendre des précautions d’hygiène personnelle;
- sur une base volontaire, l’adoption d’équipements de protection individuelle (masques, gants, lunettes, salopettes, casques, blouses, etc.) conformes aux dispositions des autorités scientifiques et sanitaires (ex: Organisation mondiale de la santé);
- déplacements internes et séjour dans les espaces communs (distributeurs de café, boissons et snacks) avec assainissement quotidien relatif des claviers et distributeurs distributeurs;
- systèmes de ventilation et de climatisation en continu dans les chambres, y compris les cantines d’entreprise et les vestiaires;
- la durée du travail intelligent ou de l’adoption, purement et simplement pour les rôles et les activités qui peuvent être effectués principalement à distance;
- les mouvements au sein de l’organisation ou du bureau professionnel afin de les limiter au strict minimum;
- l’opportunité et la nécessité d’organiser des réunions de présence dans des locaux qui ne garantissent pas le respect de la distance minimale;
- l’organisation d’événements internes et d’activités de formation en classe, également obligatoires, à moins qu’un nombre maximum de participants puisse être identifié en fonction du volume cubique des salles en respectant la garantie de la distance minimale;
- la possibilité d’institutionnaliser la formation en classes virtuelles et en mode télématique.
De plus, une procédure sera prévue pour:
- la gestion d’un employé, d’un collaborateur, d’un visiteur qui s’est révélé symptomatique dans l’environnement de travail et de travail supplémentaire traitement des données sensibles;
- la supervision, l’application et la vérification des règles du protocole réglementaire interne avec la participation, le cas échéant, des représentants des syndicats d’entreprise et du RLS;
- Intensifier la surveillance de la santé sur le lieu de travail et mettre à jour le registre de sécurité ainsi que le plan de surveillance de la santé (PSS) préparé par le médecin compétent;
- pour tous les employeurs qui ont continué à fonctionner jusqu’au 10 mars et pour ceux qui continuent de le faire, laobligation d’ajustement de Document d’évaluation des risques (DUVRI) ex art. 29 du décret législatif n. 81/2008 avec des dispositions qui doivent absolument protéger les performances des travailleurs contre les risques de contraction de Covid-19. La mise à jour du document doit se faire en collaboration avec le chef du service de prévention et de protection et le médecin compétent;
- l’examen des documents (par exemple, l’analyse des risques, le registre de traitement), les rendez-vous et les missions pour le traitement des données à caractère personnel aux fins du règlement UE 2016/679 sur la base de changements techniques et organisationnels qui entraînent la responsabilité de nouvelles données sensibles;
- activer un plan de continuité des activités pour garantir et démontrer la capacité de continuer à fournir des produits et services à un niveau prédéfini acceptable après un accident de contagion.
Comment faire face aux impacts de la COVID-19 sur votre entreprise
Empêcher le risque de contagion et les impacts sur la vie privée
Parmi les publications visant à prévenir les risques de contagion sur le lieu de travail, le Garant de la protection des données personnelles a rappelé qu’il « reste ferme l’obligation du travailleur de signaler à l’employeur toute situation de danger pour la santé et la sécurité au travail.
À cet égard, le ministre de l’administration publique a récemment fourni des indications opérationnelles concernant l’obligation pour le fonctionnaire et pour ceux qui travaillent à divers titres à la P.A. signaler à l’administration qu’ils proviennent d’une zone à risque. Dans ce cadre, l’employeur peut inviter ses salariés à effectuer de telles communications, le cas échéant, en facilitant les procédures de réexpédition, également en mettant en place des canaux dédiés; les tâches de l’employeur relatives à la nécessité de communiquer tout changement du risque « biologique » découlant du Coronavirus à la santé au travail et d’autres obligations liées à la surveillance de la santé des travailleurs par le biais du médecin restent également compétentes, comme par exemple la possibilité de soumettre les travailleurs les plus exposés à une visite extraordinaire.
Par conséquent, le travailleur a l’obligation de communiquer à son employeur la présence des symptômes de Covid19 pour permettre les investigations nécessaires sur la base des dispositions de l’autorité sanitaire et des garanties locales compétentes. L’une des raisons est de permettre des investigations appropriées sur la fréquentation des zones à risque épidémiologique ou sur les contacts avec des personnes infectées au cours des 14 derniers jours.
L’employeur ne pourra pas collecter de manière préventive ou généralisée les informations relatives aux contacts les plus proches en général concernant la sphère non active des salariés mais il peut le faire, au sein de son personnel, en cas de suspicion et / ou de positivité constatée sur le tampon Covid19 et de confirmation de contagion pour activer les mesures de confinement nécessaires.
Par ailleurs, il a été précisé que dans le cadre de travail, l’employeur peut demander aux visiteurs de fournir des informations sanitaires spécifiques dans le cadre de Covid-19 en application des principes de proportionnalité et de minimisation des données.
Cependant, l’employeur:
- identifier la personne concernée et enregistrer le dépassement du seuil uniquement lorsqu’il est nécessaire de documenter les raisons de l’interdiction d’accès aux lieux de travail:
- fournir des informations sur le traitement des données personnelles;
- indiquer comme objectif du traitement « COVID-19 prévention de la contagion »;
- détailler la base juridique comme « la mise en œuvre des protocoles de sécurité anti-contagion conformément à l’art. art. 1, non. 7, lett. d) du décret du Premier ministre du 11 mars 2020 « ;
- indiquer la durée du traitement comme «déclaration nationale d’état d’urgence Phase xx»;
- définir les mesures de sécurité et d’organisation appropriées pour protéger les données collectées à la fois d’un point de vue informatique et papier;
- identifier les personnes autorisées à traiter (confier) ces données, si nécessaire, mettre à jour les documents de nomination pertinents et leur fournir des instructions sur la façon de les traiter afin de garantir leur sécurité;
- communiquer les données sensibles uniquement à l’autorité sanitaire utile pour la reconstruction de la chaîne d’approvisionnement des « contacts étroits d’un travailleur testé positif pour COVID-19 » et non à des tiers;
- garantir la confidentialité et la dignité au travailleur qui a dépassé le seuil de température entrant dans le lieu de travail ou lors de son exécution. Des précautions égales doivent être assurées si le travailleur informe le bureau du directeur du personnel qu’il a eu, en dehors du contexte de l’entreprise, des contacts avec des sujets dont le test a été positif à Covid-19.
Entreprises et cabinets professionnels, après Covid-19: règles de conduite
La supervision des procédures peut être effectuée par un groupe de travail présidé par le responsable du traitement et composé du RSPP, du médecin compétent, du délégué à la protection des données (DPD), s’il est nommé, d’une vie privée désignée qui a reçu des instructions sur la manière de le traitement des informations et un administrateur système (interne ou externe) pour la gestion de la sécurité des données d’un point de vue informatique.
La surveillance de la santé doit être intensifiée en respectant le décalogue du ministère de la santé. Le calendrier des délais périodiques devra être revu et intensifié, favorisant les visites préventives sur demande ou le retour de maladie.
Une surveillance attentive et constante est une mesure de prévention qui peut atténuer le risque d’infection.
Le protocole commun pour la réglementation des mesures de lutte contre la propagation du virus Covid19 et la maîtrise de celui-ci dans les lieux de travail non sanitaires [7] prévoit déjà, pour la poursuite des activités de production autorisées [8], des indications permettant de garantir des conditions garantissant la les personnes qui travaillent des niveaux de protection adéquats.
Cependant, ceux-ci seront personnalisés et détaillés en fonction de la nature de l’exécution du travail. En effet, de nouvelles mesures conservatoires doivent être étudiées et adoptées «pour s’intégrer à d’autres équivalentes ou plus incisives selon les particularités de son organisation, après consultation des représentants syndicaux de l’entreprise – pour protéger la santé des personnes présentes au sein de l’entreprise et assurer la salubrité du milieu de travail « .
Par conséquent, les procédures et règles de conduite précédemment partagées, le cas échéant, avec les représentants syndicaux ou pour les petites entreprises, avec les représentants territoriaux devront être prévues et / ou renouvelées afin que chaque mesure adoptée puisse être partagée et rendue plus efficace par l’apport de l’expérience des citoyens. ce travail, notamment du RLS et du RLST, en tenant compte de la spécificité de chaque réalité de production individuelle et des situations territoriales.
Les procédures et règles de conduite doivent tenir compte des réglementations régionales et municipales afin d’atténuer le risque de réduction ou de suspension temporaire des activités, non seulement pour toute infraction de l’employeur mais pour la détection des cas de contamination du personnel pouvant entraîner la fermeture du lieu de travail, l’utilisation de nouvelles quarantaines, l’obligation d’assainir les locaux.
La réouverture sera toutefois soumise à l’accord des autorités sanitaires et judiciaires.
conclusions
Covid-19 représente un risque biologique moins générique, car sa nature est déjà classée dans la loi consolidée sur la santé et la sécurité [9].
En particulier, il entre dans la catégorie des agents biologiques du groupe 4 ou «un agent biologique qui peut provoquer des maladies graves chez l’homme et représente un risque grave pour les travailleurs et peut présenter un risque élevé de propagation dans la communauté; en règle générale, aucune mesure prophylactique ou thérapeutique efficace n’est disponible « [10].
